Objektverwaltung - smart-Info

Alles im Blick

Objektverwaltung

Dies ist das Informationssystem der Digital Center GmbH, alle Informationen aus den Apps laufen hier zusammen und können auf verschiedenste Arten ausgewertet werden. Dabei sind die Informationen stets übersichtlich gruppiert und geben detaillierte Einblicke in Ihren Bestand.

Automatische Bestandspflege

Es ist uns ein Anliegen, Ihren Aufwand der Bestandspflege zu minimieren. Mit diesem Informationssystem verfolgen wir den Ansatz, dass wir Sie mit kleinen Helferlein (Apps) in Ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Dabei bereiten wir die Daten soweit für Sie auf, dass nach kurzer Zeit ein aussagekräftiges Informationssystem entsteht.

view of the menu of smart-Info, Ansicht des Menüs von smart-Info

Mehrbenutzer: Das System ist auch als Mehrbenutzersystem erhältlich. So erhalten Sie Zugang mit verschiedenen Benutzern, die gleichzietig das System verwenden können.
Mandanten: Arbeiten Sie für verschiedene Mandanten oder haben getrennte Geschäftsbereiche, so können Sie diese einfach über die Mandanten steuern. Jeder Mandant erhält sein eigenes Logo und Header auf den Dokumenten.
Übersicht durch Strukturelemente: Alle Inforamtionen können über die Strukturelemente gefiltert werden, so erhalten Sie einen schnellen Überblick über das gewählte Strukturelement. (Strukturelemente sind: Ihr gesamter Bestand, eine Verwaltungseinheit, ein Haus oder eine Mieteinheit.

Archiv: Das Archiv beinhaltet alle Dateien die Sie zu Ihren Objekten erfasst haben.

Das Archiv hilft Ihnen den Überblick über all die Dokumente, Bilder oder anders artiger Dateien zu behalten. Das Archiv reagiert darauf, von wo aus Sie es aufrufen. Wählen Sie das Archiv aus einer Mieteinheit heraus, beinhaltet es nur die Dateien dieser Mieteinheit. Ein Haus verwendet alle Dateien die an das Haus oder an einer der unterliegenden Mieteinheiten geheftet wurden. Über das Hauptmenü erhalten Sie Zugang zu allen Dokumenten Ihres Accounts.

Es stehen viele Filter zur Verfügung, somit lassen sich Dateien schneller wieder auffinden. Eine Ordnerstruktur ermöglicht Ihnen gezielt Dateien wiederzufinden.

Wählen Sie zwischen großen Vorschaubildern oder übersichtlicher Liste.
Verkehrssicherung: Prüfungen beinhalten Verkehrssicherungsprüfungen und die daraus resultierenden Mängel.

Im ersten Modul "Dokumente" erhalten Sie eine Übersicht aller Verkehrssicherungsprüfungen und deren Prüfprotokolle.

In der Rubrik "Mängel" werden die aufgedeckten Mängel gelistet, die dann für die Behebung nicht einzeln aus den Protokollen entnommen werden müssen.

Ist das erste mal eine Prüfung an einem Haus vorgenommen worden, laufen im Hintergrund Wiedervorlagedaten. Im dritten Bereich "Anstehende Prüfungen" können diese Wiedervorlagedaten geprüft werden. Für eine bessere Planung, kann die Vorlaufzeit des Erscheinens der erneuten Prüfung einstellen werden. Das Wiedervorlageintervall wird durch die gesetzlichen Vorganben zur jeweiligen Prüfung bestimmt.
Notizen: Notizen sind Bemerkungen die nach Themen aufgebaut werden.

Die Themen sind direkt einem Objekt, wie etwa einem Raum, Zähler oder einer Einrichtung, zugeordnet.

Notizen sind mehr als Bemerkungen, es sind Themen zu denen beliebig viele weitere Notizen hinzugefügt werden können. Jedes Objekt kann beliebig viele Themen verwalten und so sachbezogene Dialoge ermöglichen.

Notizen bleiben immer bei dem zugeordneten Objekt, dies trifft auch beim Import und Export von Übergabeprotokollen zu.
Vorfälle: Vorfälle gruppieren verschiedene Informationen zu einem Vorgang.

Vorfälle erleichtern die Informationen eines Vorgangs zusammen zuhalten. Dabei dienen sie als Container die verschiedenste Informationsobjekte verwalten können.

Die Zählerstandmeldung wird vom System automatisch als Vorfall generiert. Übergabeprotokolle erzeugen diesen Vorfall und sammeln dabei alle Informationen. Dazu gehören die Zähler, Bilder zu den Zählern, das Dokument Zählerstandsübersicht und individuelle Zählerstandsmeldungen.
Mieteinheit: Die Mieteinheit ist ein Abbild Ihrer realen Mieteinheit. Dies kann eine Wohnung, ein Parkplatz oder ein ganzes vermietetes Haus sein.

Die Mieteinheit bietet Ihnen im Eingang ein kleines Portfolio, welches einen Überblick über das gesamte Objekt gibt. Sie erhalten von hier aus Zugriff auf den Mieter und sehen die Eckdaten des Mietvertrages (wenn smart-MVS verwendet wird). Weiterhin können Sie Merkmale der Mieteinheit definieren, die die Auswahl für Mieter erleichtert.

Die Mieteinheit ist in smart-Info ein Strukturelement, dadurch werden außere Module auf die Daten dieser Mieteinheit beschränkt. So ist bspw. das Modul Archiv enthalten, welches dann jedoch nur alle Dateien zu dieser Mieteinheit verwendet.

Stammhandwerker können über Wartungsverträge einer Mieteinheit zugeordnet werden. Als Basis muss kein realer Wartungsvertrag vorhanden sein.

Zudem erhalten Sie über die Mieteinheit Zugang zu den Modulen Zähler, Räume, Ausstattungen, Schlüssel, Haus, Notizen, Dokumente und Archiv.
Zähler: Zähler umfasst die gewöhnlichen Verbrauchszähler für Strom, Wasser, Gas oder Öl. Zudem sind Heizkörperzähler verfügbar.

Die Zähler protokollieren jede Änderung an den Werten, weiterhin werden die Zählerstände zusätlich übersichtlich mit Datum protokolliert. Das Ablaufdatum wird überwacht und in der Liste mit Ampelfarben dargestellt.

Zähler werden hauptsächlich über die App smart-WUP - Das Übergabeprotokoll, während einer Wohnungsübergabe oder Zählerstandmeldung, erstellt.

Zähler zeigen die zu ihnen gespeicherten Bilder direkt an. Zudem verfügen sie über das Modul Notizen.
Schlüssel: Einfache Darstellung der Schlüssel zu einer Mieteinheit.

Alle Änderungen an Werten zu einem Schlüssel werden protokolliert. Schlüssel werden hauptsächlich über die App smart-WUP - Das Übergabeprotokoll, während einer Wohnungsübergabe, erstellt. Innerhalb smart-WUP können Schlüssel kompfortable aus einer vordefinierten Liste erstellt werden.

Schlüssel verwenden das Modul Notizen.
Räume: Räume stellen Teile einer Mieteinheit dar und beinhalten die Ausstattungen. Sie geben Auskunft über den Zustand.

Bilder die zu einem Raum gehören, werden direkt in dieser Struktur angezeigt. Räume verwenden das Modul Notizen.
Ausstattung: Eine Ausstattung ist eine Einrichtung zu einer Mieteinheit. Jede Ausstattung pflegt den eigenen Zustand.

Ausstattungen beschreiben die Einrichtung durch Eigenschaften. Je nach Typ der Einrichtung stehen vordefinierte Eigenschaften zu dieser Einrichtung zur Verfügung, diese können jedoch auch mit eigenen Definitionen überschrieben werden.

Bilder der Ausstattung werden direkt in dieser Struktur angezeigt. Ausstattungen verwenden das Modul Notizen.
Mandanten: Mandanten ermöglichen den Bestand einfach in verschiedene Bereiche zu unterteilen. So können verschiedene Geschäftsbereiche oder Kunden definiert und der Bestand danach ausgefilter werden.

Mandanten besitzen ein eigenes Logo und einen Dokumentenkopf. Damit erhalten alle Dokumente des Mandanten diesen Kopf und das Logo beim Abschluss eines Dokumentes.

Dabei darf jeder Mieteinheit ein Mandant zugeordnet werden, so lassen sich alle Eigentumsverhältnisse darstellen.
Benutzerverwaltung: Verwaltung der Mitarbeiter mit deren Rechten.

Die Benutzerverwaltung ermöglicht das Verwalten der Mitarbeiter die Zugriff auf das System haben. Es können neue Mitarbeiter hinzugefügt, bestehende gelöscht oder nur deaktiviert werden.

Hier können Sie ebenfalls ein verlorenes Passwort eines Mitarbeiters zurücksetzen.