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smart MVS - Kurzanleitung

smart MVS - Kurzanleitung

Dies ist eine Kurzanleitung zur Vertragsgenerierung des smart MVS. Eine ausführliche Erklärung finden Sie hier

Angabe der Vertragspartner (Vermieter und Mieter)

Vertragspartner sind alle natürlichen oder juristischen Personen die in einem Vertrag vorkommen, bei einem Mietvertrag sind dies der Vermieter und der Mieter. Die Masken der beiden Vertragspartner sind in ihrem Aufbau identisch. Jeder Vertragspartner wird in bis zu vier Karteireiter definiert. Diese sind der Haupteintrag (Mieter/Vermieter), die Mitglieder, der Karteireiter "vertreten durch" und die Übersicht.
Im Normalfall ist der Karteireiter Mieter/Vermieter ausreichend. Die übrigen Karteireiter dienen der korrekten Abbildung der verschiedenen Varianten von juristischen Personen oder ganzen Personengruppen.

Finden Sie:
In der Listennavigation sind dies die ersten beiden Einträge "Mieter" und "Vermieter". In der Vertragsnavigation sind dies ebenfalls die ersten beiden Einträge, hier werden jedoch direkt die Namen der Partner angezeigt. Ist noch kein Name eingetragen, wird stattdessen der Schriftzug "Partner angeben" angezeigt. Der Aufruf zur Bearbeitung erfolgt durch einen einfachen Klick auf das entsprechende Element.
Haupteintrag (Mieter/Vermieter)
Diese Maske dient der Aufnahme des Mieters oder Vermieters. Die notwendigen Angaben umfassen den vollständigen Namen und die Adresse des Mieters oder Vermieters.
Eine Besonderheit ist die Auswahl von "Anrede / Typ". Diese Auswahl steuert den Inhalt der übrigen Masken. So ist beispielsweise der Karteireiter "Mitglieder" nur aktive, wenn diese Auswahl auf "Personengruppen" gestellt wird. Zudem ändern sich die angebotenen Funktionen im Karteireiter "vertreten durch" mit der Wahl der Option von "Anrede / Typ".
Mitglieder
Dieser Karteireiter dient zur genauen Definition der Mitglieder einer Gruppe. Es ist im Allgemeinen nicht ausreichen eine Personengruppe mit einem Namen anzusprechen. Als Merksatz gilt, auf die Einzelauflistung der Mitglieder kann verzichtet werden, wenn die Gruppe selbst über eine eigene Rechtspersönlichkeit verfügt.
vertreten durch
In diesem Karteireiter werden Unterschriftenberechtigte definiert. Dies ist in erster Linie für Firmen, deren gesetzlicher Vertreter angegeben werden muss. Beispielsweise der Geschäftsführer, wenn der Vermieter eine GmbH ist. Jedoch ebenso für den Fall, dass die Personengruppe der Eigentümer durch den Immobilienverwalter vertreten ist oder ein Hausverwalter den Vermieter vertritt.
Wichtig ist, dass jeder der den Vertrag unterzeichnet, der nicht der Vermieter/Mieter selbst ist, hier mit seiner Funktion (Vertretungsrecht) aufgeführt wird.
Übersicht und Freitext Eingabe
Dieser Abschnitt dient der Prüfung des generiertem Rubrum und der Unterschriftenzeile. Bei Bedarf können die erstellten Werte mittels der Freitext Eingabe korrigiert werden.
Wichtig:
  • Jeder der den Vertrag unterschreibt muss aus dem Rubrum, in seiner Funktion, heraus ersichtlich sein.
  • Personengruppen die keine eigene Rechtspersönlichkeit besitzen müssen alle Mitglieder angeben.
  • Zu juristischen Personen muss stets der gesetzliche Vertreter aufgeführt werden.
  • Prüfen Sie stets alle Angaben im Karteireiter "Übersicht"
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Ein Paragraph

Ein Paragraph ist die Oberstruktur zu den einzelnen Absätzen des Vertrages. Der Paragraph bietet eine übersichtliche Aufstellung der Optionen mit den verschiedenen Textbausteinen jedes Absatzes und erlaubt die Gestaltung dieser.

Finden Sie:
In der Listen- und Vertragsnavigation sind Paragraphen mit einer größeren Schrift dargestellt und führen ihren Namen mit dem "$"-Zeichen an. Der Aufruf zur Bearbeitung erfolgt durch einen einfachen Klick auf das entsprechende Element.
Option "Ausblenden"
Option "Ausblenden" bewirkt, dass der betreffende Absatz nicht in den Vertrag aufgenommen wird. Sind alle Absätze eines Paragraphen ausgeblendet, wird der gesamte Paragraph ausgeblendet.
Option "Eigene Definition"
Diese Option gestattet die zuletzt gewählte Option manuell zu bearbeiten.
Ein Beispiel: Wird zuvor die fünfte Option gewählt und danach auf "Eigene Definition" umgestellt, enthält die "Eigene Definition" den Text der fünften Option. War zuvor die vierte gewählt, enthält die "Eigene Definition" den Inhalt der vierten Option. So können Sie kleine Änderungen an den Vorlagen einfach ergänzen oder ändern.
Einschränkungen:
  • Auf fortlaufende Nummerierung wird erst während der Vertragsgenerierung geachtet, während der Vertragserstellung haben alle Paragraphen und Absätze feste Nummern. Um die Nummerierung im Vorfeld zu prüfen, können Sie die "PDF-Vorschau" verwenden.
  • Alle Absätze eines Paragraphen enthalten mindestens eine Standard-Option, die für die meisten Fälle zutreffen sollte.
  • Häufige Varianten eines Absatzes werden jeweils mit einer eigenen Option bedacht. Sollte eine wichtige Variante fehlen, melden Sie diese uns!
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Ein Absatz

Im Absatz individualisieren Sie den Vertrag. In erster Linie werden in diesen Masken die Formularfelder mit den spezifischen Angaben ausgefüllt. Auch hier können Sie den Textbaustein ändern und damit auch die vorhandenen Formularfelder. Mittels der Option "Eigene Definition" können Sie den Textbaustein vollständig individualisieren.

Finden Sie:
In der Listennavigation sind Absätze eingerückt unterhalb des zugehörigen Paragraphen mit ihrem Namen gelistet. In der Vertragsnavigation wird direkt der Vertragstext des Absatzes angezeigt. Der Aufruf zur Bearbeitung erfolgt durch einen einfachen Klick auf das entsprechende Element oder den Text.
Option "Eigene Definition"
Diese Option gestattet es, die zuletzt gewählte Option manuell zu bearbeiten.
Achtung: Vor direkten Änderungen des Vertragstextes sollten Sie lückenlos alle Formulareingaben tätigen. Ansonsten kann es passieren, dass die Formulareingaben fehlerhaft in den Vertragstext überführt werden. Im Regelfall sollte es genügen, die richtige Option zu wählen und nur die Formularfelder auszufüllen. Die "Eigene Definition" sollte als Experten-Werkzeug verstanden werden und ist mit Vorsicht zu verwenden. Gegebenenfalls sollten Sie juristischen Rat einholen.
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Sondervereinbarungen zwischen Mieter und Vermieter

Sondervereinbarungen sind Vertragsinhalte, die zwischen Mieter und Vermieter speziell ausgehandelt werden. Hier sollten Sie niemals generalisierte Klauseln verwenden, aus diesem Grund gibt es in diesem Abschnitt keine Standard-Optionen als Eingabehilfe.

Finden Sie:
In der Listen- und Vertragsnavigation ist dies der letzte Paragraph. Der Paragraph trägt ebenfalls den Namen Sondervereinbarungen.
Keine Sondervereinbarungen
Sollen keine Sondervereinbarungen definiert werden, ist der erste Absatz des Paragraphen Sondervereinbarung auf "Option-Ausblenden" zu setzen, damit verschwindet der gesamte Paragraph aus dem Vertrag.
Sondervereinbarungen
Die Sondervereinbarungen können in drei separaten Absätzen definiert werden. Um einen Absatz zu aktivieren, wählen Sie die Option "Eigene Definition", um einen Absatz zu deaktivierten, wählen Sie wieder die Option "Absatz ausgeblendet".
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Anlagen

Anlagen sind Dokumente, die eindeutig zum Mietvertrag dazugehören. Diese sind in der Regel namentlich im Vertrag genannt. Hierzu zählen das Übergabeprotokoll oder eine Hausordnung.

Finden Sie:
Im oberen Bildschirmbereich befinden sich die Vertragsfunktionen. Darunter gibt es die Funktion "Anlagen". In der Android-Version wird das Menü, welches die Funktion beinhaltet, durch ein Dreieck in der Funktionsleiste symbolisiert.
Zweite Berechnungsverordnung (II. BV)
Die Betriebskosten-Verordnung müssen Sie nicht hinzufügen, dies macht das System automatisch.
PDF-Vorschau
Bei der PDF-Vorschau werden die Anlagen nicht mit in das Dokument aufgenommen, dies geschieht erst beim resultierenden Vertrag.
Keine Prüfung
Die Anlagen werden nicht geprüft, so können gegebenenfalls ausgedruckte Anlagen später dem ausgedruckten Vertrag hinzugefügt werden.
Entfernen nach Abschluss
Anlagen werden nach der Vertragsgenerierung vom Server der Digital Center GmbH entfernt. Besteht eine MietvertragPlus-Lizenz, werden die Anlagen immer auf dem Server gespeichert und bleiben dort erhalten, bis eine Neuauflage des jeweilige Vertrages ausgeschlossen wird.
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Unterschriften (Android-Version)

In der Android-Version können Sie die Unterschriften direkt elektronisch dem Vertrag hinzufügen. Dies ist jedoch keine Pflicht, und die Unterschrift kann ebenfalls nach dem Druck auf dem Papiervertrag erfolgen. Verträge die Klauseln beinhalten, die die Schriftform zwingend erfordern, sollten stets ausgedruckt unterschrieben werden, da die rechtliche Lage zur Unterschrift auf elektronischen Eingabegeräten nicht völlig geklärt ist.

Finden Sie:
In den Vertragsfunktionen das Stift-Icon verwenden und dann auf "Mieter" oder "Vermieter" klicken oder in der Vertragsnavigation am Ende auf den freien Bereich klicken.
Ablauf:
  • Die Unterschrift auf den Touch-Screen eingeben und mit "Akzeptieren" bestätigen.
  • Datum und Ort prüfen und gegebenenfalls korrigieren.
  • Ort und Datum können immer nur gemeinsam mit der Unterschrift geändert werden.
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Vertrag abschließen

Durch Vertrag abschließen werden alle Informationen geprüft und der Vertrag wird aus diesen Informationen erstellt. Der Vertrag ist anschließend nicht mehr veränderbar. Der Vertrag wird als PDF-Dokument aufbewahrt, die Vertragsinhalte werden für eine Vertrags-Neuauflage separat gesichert.

Finden Sie:
Eine gleichnamige Funktion befindet sich in den Vertragsfunktionen im oberen Bildschirm.
Prüfen
Es empfiehlt sich den gesamten Vertrag nochmals zu überprüfen, da nach der Generierung keine Änderungen mehr gestattet werden. Dazu verwenden Sie die Funktion "PDF-Vorschau". Diese Funktion erstellt einen vorläufigen Vertrag ohne ihn abzuschließen. Diese Funktion können Sie beliebig häufig verwenden. Es werden keine Anlagen angefügt, dies geschieht erst bei der Generierung des Vertrages.
Das System wird ebenfalls eine Prüfung der Eingaben vornehmen, bevor die Generierung des Vertrages gestattet wird. Entdeckt das System fehlende Eingaben, zeigt es eine Fehlerliste an.
Haftungsausschluss
Der Haftungsausschluss muss akzeptiert werden, bevor der Vertrag erstellt wird. Auf dieser Maske sind ebenfalls weitere interessante Informationen angegeben. Zum Einen wird auf die Widerrufsbelehrung eingegangen und zum Anderen ist der Ersteller des Vertragswerkes aufgeführt.
Anlagen und Vertragsdaten
Nach der Vertragsgenerierung werden alle Informationen über den Vertrag von den Systemen entfernt. Es verbleibt nur das erstellte Dokument. Ausgenommen sind die Anlagen in der Android-Version, diese werden nicht entfernt, da es sich um original Dateien handeln könnte. Diese sind vom Benutzer selbst zu entfernen, wenn dies gewünscht ist.
Mit einer MietvertragPlus Lizenz werden sowohl die Vertragsrohdaten als auch die zugehörigen Anlagen auf dem Server gesichert und können für eine Neuauflage verwendet werden. Diese Informationen können im Menüpunkt "Fertige Verträge" auf Wunsch entfernt werden.
E-Mail (Android-Version)
Nach der Vertragsgenerierung kann der Vertrag direkt als E-Mail an die Vertragspartner übermittelt werden. Hierzu muss ein E-Mail-Client auf dem System konfiguriert sein.
Das Dokument
In der Web-Version wird das Dokument nach Abschluss im Browser dargestellt, wenn ein PDF-Plugin vorhanden ist. Das Plugin für PDF-Dokumente bietet die Möglichkeit das Dokument zu speichern und zu drucken. Sollte kein Plugin vorhanden sein, kann das Dokument nur gespeichert werden. In der Web-Version wird stets eine Kopie dieses Dokumentes auf dem Server aufbewahrt und kann von dort einmalig heruntergeladen werden. Besteht eine MietvertragPlus-Lizenz werden beide Version, Android und Web, das Dokument im Archiv aufnehmen und bei Bedarf bereitstellen.
In der Android-Version wird das Dokument automatisch in das Verzeichnis "/smvs/" im Dateisystem des Gerätes abgelegt. Existiert eine MietvertragPlus-Lizenz, wird auch in der Android-Version eine Kopie des Dokumentes auf dem Server aufbewahrt und kann von dort zu jeder Zeit erneut geladen werden. Fehlt die Lizenz, werden nur Meta-Informationen gespeichert, für den Verbleib des Dokumentes ist der Benutzer selbst verantwortlich.
Neuauflage
Ein abgeschlossener Vertrag ist unveränderlich, jedoch steht die "Neuauflage"-Funktion zur Verfügung. Mittels dieser Funktion kann zwar der Vertrag selbst nicht geändert werden, jedoch wird ein neuer Vertrag mit allen Informationen des alten angelegt. Dieser kann wieder nach belieben verändert werden und muss erneut abgeschlossen werden, damit er gültig wird.
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