Das Menü

Über das Menü können alle Aspekte dieser Anwendung erreicht werden. Darunter fallen:

• die Protokollbearbeitung
• Entwürfe begonnener Protokolle
• Fertige Protokolle
• Importieren aus ...
• Vermieter/Vertreter Maske (Profil)
• Shop Anwendung
• Beenden

Der Menüpunkt "Shop" ist im Moment nur über die Android-App zugänglich.

Die Protokollbearbeitung ist die Hauptfunktion der Anwendung, hier werden die Übergabeprotokolle erstellt und abgeschlossen. Näheres hierzu im Punkt "Das Protokoll".

Die Protokoll-Navigation ist für die Handy-Version in die Hauptnavigation integriert und erscheint im Hauptmenü, sobald der Menüpunkt "Protokoll" gewählt wurde. In der Tablet- und Web-Version ist diese Navigation stets am linken Bildschirmrand verfügbar und wird daher nicht in das Hauptmenü integriert.

Über den Menüpunkt Entwürfe gelangen Sie zu den begonnenen, aber nicht abgeschlossenen, Protokollen. Alle gespeicherten Protokolle werden hier gelistet und können geladen oder auch gelöscht werden. Näheres hierzu im Punkt "Entwürfe".

In der Android-App gibt es zusätzlich die Möglichkeit lokale Protokolle auf den Digital Center Server zu exportieren oder Entwürfe von anderen Geräten von dort zu importieren. Die Web-App arbeitet automatisch auf diesem globalen Speicher und benötigt daher diese Funktionen nicht. Der Import/Export der Protokolle ist nur mit einer MietvertragPlus Lizenz möglich.

Fertige Protokolle beinhaltet eine Liste aller vollendeter Protokolle. Diese werden als PDF-Struktur aufbewahrt und können von diesem Punkt aus aufgerufen werden.

Neuauflage, diese Funktion ermöglicht die Übernahme der Daten eines abgeschlossenen Protokolles, so können Sie schnell und einfach folgende Protokolle mit ähnlichem Inhalt (bspw. Übernahme- und Abnahmeprotokoll) generieren. Die Neuauflage benötigt eine MietvertragPlus Lizenz.

Die Android-App unterscheidet zwischen lokalen Protokollen, diese sind mit dem PDF-Dokument auf dem Gerät gespeichert, und globalen Protokollen, diese können von beliebigen Geräten stammen und werden auf dem Server aufbewahrt.

Achtung: Die globale Aufbewahrung/Archivierung ist für die Android-App nur verfügbar, wenn zusätzlich der MietvertragPlus gebucht ist. Ohne MietvertragPlus Lizenz werden die Protokolle ausschließlich auf dem Gerät verwaltet, auf dem das Protokoll erstellt wurde.

In der Android-App gibt es zusätzlich die Möglichkeit, lokale Protokolle auf den Digital Center Server zu exportieren oder Entwürfe von anderen Geräten von dort zu importieren. Die Web-App arbeitet automatisch auf diesem globalen Speicher und benötigt daher diese Funktionen nicht.

Importieren aus ... anderen Inhalten der Digital Center GmbH. Gemeint sind hier bspw. Mietverträge, die abgeschlossen sind. Diese können Sie als Basis für ein Übergabeprotokoll verwenden. Dabei werden relevante Daten aus dem Mietvertrag entnommen und in das Protokoll eingefügt. Näheres hierzu im Punkt "Importieren aus ...".

Importieren aus ... ist zeitliche begrenzt, wenn Sie nicht über eine MietvertragPlus Lizenz verfügen. Die notwendigen Daten werden mindestens vier Wochen nach Abschluss des Vertrages gehalten, solange ist ein Importieren möglich. Nach diesem Zeitraum behalten wird uns vor , die Informationen aus Platzgründen zu entfernen.

Innerhalb von Ihre Daten werden die Informationen über den Besitzer dieser Anwendung aufgenommen und gepflegt. Hierbei können die Daten des Lizenznehmers und die "Vermieter/Vertreter Angaben" getrennt behandelt werden.

Die hier erhobenen Informationen unterliegen den Datenschutz-Richtlinien der Digital Center GmbH.

Der Shop bietet die einfache Möglichkeit schnell und bequem Lizenzen für die App zu erwerben oder diese zu verlängern. Auch der MietvertragPlus kann hier gebucht werden.

Durch Beenden wird die aktuelle Sitzung auf dem Server beendet. Dabei werden gerade bearbeitete Protokolle abgespeichert und wieder freigegeben, damit diese für andere Geräte zugänglich werden. Weitere Informationen zur Freigabe befinden sich im Abschnitt "Entwürfe".

In der Android-App werden Protokolle nicht automatisch freigegeben, diese verbleiben ausschließlich auf dem aktuellen Gerät, bis sie explizit exportiert werden. Zum Exportieren ist eine MietvertragPlus Lizenz notwendig.

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Das Protokoll

Das Protokoll dient der Durchführung der Wohnungsübergabe. Alle relevanten Punkte werden strukturiert nacheinander durchgegangen. Das Ergebnis kann zu jeder Zeit im letzten Menüpunkt "Übersicht" nachverfolgt werden.

Speichern der Inhalte

Das aktuelle Protokoll ist nur explizit zu speichern, wenn Sie ein neues Protokoll beginnen möchten. In allen anderen Fällen, wie zum Beispiel, dass ein Entwurf geladen wird, achtet das System selbstständig darauf, ob ein Protokoll gespeichert werden muss. Automatisch gesicherte Protokolle werden in die Liste der Entwürfe eingefügt.

Bei Wiederaufnahme der Bearbeitung steht das aktuelle Protokoll in der Android-App automatisch wieder zur Verfügung und es kann gleich in das Menü "Protokoll" gewechselt werden. In der Web-App ist das aktuelle Protokoll aus den Entwürfen manuell zu laden.

Wird ein Protokoll in der Web-App bearbeitet und die Sitzung wird beendet, wird auch in diesem Fall das aktuelle Protokoll gespeichert und in den Export-Pool freigegeben. So wird sichergestellt, dass ein bearbeitetes Protokoll mobil zur Verfügung steht, auch wenn der Export vergessen wurde.

Auch Feldeingaben müssen nicht explizit gespeichert werden. Dies geschieht automatisch, wenn Informationen geändert werden und die Maske wieder verlassen wird.

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Die Aktionsleiste

Die Aktionsleiste ist in der Android-App stets am oberen Bildschirmrand angebracht. In der Web-App befinden sich diese Funktionen im aufklappbaren Menü "Funktionen" im rechten oberen Bildschirmbereich. Zudem sind die enthaltenen Elemente in der Web-App immer statisch und beinhalten nur die Hauptfunktionen der Anwendung. In der Android-App werden je nach gewähltem Menüpunkt weitere Funktionen hinzugefügt. Diese Funktionen betreffen dann lediglich den gewählten Menüpunkt. Diese dynamischen Funktionen der Aktionsleiste sind in der Web-App direkt auf den Masken untergebracht und werden im Folgendem auch dort beschrieben.
Ein Beispiel dafür ist das Anlegen eines Raumes. Diese Funktion erscheint erst in der Aktionsleiste, wenn Sie auch im Menüpunkt Räume sind. In der Web-App ist die Funktion im Tabellenkopf rechts untergebracht.

Hauptfunktionen

Neues Protokoll

Durch diese Funktion kann ein neues Protokoll begonnen werden. Es werden zwei Optionen eingeblendet, die angeben, was mit dem aktuellen Protokoll geschehen soll:

• Weiterbearbeiten: Es passiert nichts, das aktuelle Protokoll bleibt erhalten und kann gegebenenfalls gespeichert oder einfach weiterbearbeitet werden.
• Verwerfen: Das aktuelle Protokoll wird gelöscht. Diese Entscheidung ist endgültig. An dessen Stelle tritt ein neues Protokoll, das keine Eingaben mehr enthält.

Achtung: Wird diese Funktion verwendet, nachdem ein Protokoll geladen oder importiert wurde, wird dieses Protokoll gelöscht. Das Protokoll befindet sich nicht mehr in den entsprechenden Listen der Entwürfe oder Exporte, da es nach dem Import/Laden als aktuelles Protokoll behandelt wird. Ein erneutes Laden/Importieren ist somit nicht möglich.

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Speichern

Das aktuelle Protokoll wird als Entwurf gespeichert und kann zu einem späteren Zeitpunkt wieder geladen werden. Das Dokument wird mit Datum, Objektadresse und Mieternamen in die Liste der Entwürfe eingefügt.

Zum Laden eines Entwurfes befindet sich ein Menü-Punkt im Hauptmenü. Dort befindet sich eine Liste aller Entwürfe des Gerätes oder im Falle der Web-App alle Exporte des Accounts (Benutzerkontos). Dort kann durch ein Klick auf die betreffende Zeile der Entwurf wieder geladen werden.

Achtung: Ein geladener Entwurf ist nach dem Laden nicht länger in der Liste der Entwürfe gelistet. Das Protokoll gilt nach dem Laden als aktuelles und muss wieder gespeichert oder exportiert werden, damit das Protokoll erneut in der Liste der Entwürfe/Exporte erscheint.

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Exportieren

Ein exportiertes Protokoll wird nicht auf dem aktuellen Gerät gespeichert, sondern auf dem Server der Digital Center GmbH. Dieses Protokoll kann nach dem Exportieren von einem anderen Gerät mit den gleichen Zugangsdaten importiert werden.

Zum Importieren eines Protokolls wählen Sie im Hauptmenü-Punkt "Entwurf" die Listenoption "Entwürfe auf Ihrem Account" aus. Nun sind dort alle Protokolle, die exportiert wurden, gelistet. Zum Importieren reicht ein einfacher Klick auf die gewünschte Zeile.

Achtung: Ein importiertes Protokoll steht keinem anderen Gerät mehr zur Verfügung, bis es wieder exportiert wird.

Achtung: Wird das Protokoll nach dem Import auf dem Gerät gelöscht, ist das Protokoll für alle Geräte gelöscht, also auf dem Account.

Achtung: In der Web-App werden alle Protokolle importiert und exportiert, wenn diese gespeichert werden. So kann ein Protokoll beispielsweise im Büro über die Web-App vorbereitet und später vor Ort mit einem Tablet vollendet werden.

Importieren und Exportieren sind Funktionen des MietvertragPlus, ohne diese Lizenz ist deren Nutzung nicht gestattet.

"Importieren" sollte nicht mit "Importieren aus ..." verwechselt werden, beim Importieren wird ein Protokoll auf das Gerät importiert. Im Falle von "Importieren aus ..." wird ein neues Protokoll auf Basis eines anderen Dokumentes, wie ein Mietvertrag vom smart-MVS, erstellt.

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Meldebescheinigung

Die Meldebescheinigung ist die nun gesetzlich vorgeschriebene Wohnungsgeberbestätigung nach §19 Bundesmeldegesetz. Über diese Funktion kann die Konfiguration dieser Bestätigung aufgerufen werden. Die meisten Daten werden direkt aus dem Protokoll entnommen und müssen somit nur ergänzt werden (weitere Mieter oder Eigentümer der Wohnung). Mehr hierzu im Menüpunkt Meldebescheinigung.

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Protokoll abschließen

Mittels dieser Funktion wird das Protokoll abgeschlossen, dabei werden alle Informationen in einem PDF-Dokument zusammen geführt. Das resultierende PDF enthält ebenfalls alle Anlagen, wie Meldebescheinigung oder Zählerstand-Meldung.

Das generierte Protokoll wird an die Anwendung übertragen. In der Android-App geschieht dies automatisch, das Dokument wird in dem Speicherort "/dc/swup" auf dem Zielsystem abgelegt. Für die Web-App ist das Dokument aus dem Browser zu speichern. Die abgeschlossenen Verträge können über den Menüpunkt "Fertige Verträge" eingesehen werden.

Besteht eine MietvertragPlus Lizenz, so wird das Dokument in das Archiv überführt und kann von dort jederzeit erneut abgerufen werden. Haben Sie keine Lizenz, dann ist der Verbleib des Dokumentes Ihnen alleine überlassen.
Weiterhin werden die Rohdaten des Protokolls verschlüsselt auf dem Server gehalten, dies ermöglicht die Neuauflage oder die Übernahme in ein anderes Dokument wie zum Beispiel dem Mietvertrag. Besteht eine MietvertragPlus Lizenz, stehen Ihnen diese Daten unbegrenzt zur Verfügung. Ansonsten beträgt die mindest Aufbewahrungsfrist vier Wochen.

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Objekt Daten

Die Objekt Daten beinhalten die grundlegenden Informationen zum Objekt. Wichtige Felder sind hier die Auswahl zwischen Ein- und Auszug, sowie das Besichtigungsdatum und die Adresse. Diese Angaben sollten Sie auf jeden Fall berücksichtigen. Wird der Schalter auf Auszug gesetzt, erscheinen weitere Eingaben im Menüpunkt "Sondervereinbarungen" zum Gesamtzustand des Objektes bei Abnahme.

Die hier erhobenen Informationen werden ebenfalls für die Meldebescheinigung, die Zählerstand-Meldung oder für einen Export zum Mietvertrag benötigt.

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Vermieter

Es ist der Vermieter des Objektes anzugeben. Eine genauere Beschreibung dieser Masken befindet sich unter Vertragspartner.

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Mieter

Es ist der Mieter des Objektes anzugeben. Eine genauere Beschreibung dieser Masken befindet sich unter Vertragspartner.

Eine Besonderheit ist, dass beim Mieter im Protokoll ein Kontakt hinterlegt werden kann. Dieser Kontakt wird ebenfalls im resultierenden Dokument aufgeführt.

Eine weitere Besonderheit ist, dass die Auswertung der Adresse variiert, je nach Einzug oder Auszug. Handelt es sich um einen Einzug und die Adresse wird beim Mieter hinterlegt, wird dies als die bisherige Adresse verstanden. Ist es dagegen ein Auszug, ist die Adresse des Mieters die künftige Adresse. Beides wird auch so im resultierenden Dokument dargestellt.

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Zähler

Diese Maske erfasst die Zählerstände. In dieser Maske kann ebenfalls die separate Zählermeldung aktiviert werden. Ist in einem Zähler weder ein Zählerstand noch eine Zählernummer und auch kein Bild hinterlegt, wird der Zähler in der Auswertung ignoriert. Somit ist es gültig, den Zählerstand einzugeben oder ein Bild von diesem zu hinterlegen oder natürlich beides.

Standard

In einem neuen Protokoll sind fünf Standard-Zähler eingefügt. Die Zähler haben den Namen Strom-Zähler, Kaltwasser-Zähler, Warmwasser-Zähler, Gas-Zähler und Öl-Zähler. Sie können diese Zähler nutzen oder auch weitere hinzufügen oder diese löschen.

Anlegen

Angelegt werden neue Zähler über die Funktion "Neu". In der Web-App befindet sich diese Funktion im Tabellenkopf rechts, in der Android-App wird die Funktion der Aktionsleiste hinzugefügt, sobald dieser Menüpunkt aufgerufen wurde. Das neue Element wird an das Ende der Tabelle gefügt und Sie können die vorherigen Zähler in der detaillierten Ansicht bearbeiten.

Bearbeiten

Jede Zeile in der Tabelle stellt einen Zähler dar. Zunächst sind nur die wichtigsten Attribute sichtbar. Um alle Attribute anzuzeigen, befindet sich in der Web-App ganz links in jeder Zeile ein Pfeil-Symbol, welches angeklickt werden kann. In der Android-App kann eine beliebige Stelle der Zeile verwendet werden. In der detaillierten Ansicht der Zeile werden alle Attribute dargestellt. Die Eingabe erfolgt einfach in den Eingabefeldern. In der detaillierten Ansicht kann ebenfalls ein Bild hinzugefügt werden.
Die Web-App gestattet die Bearbeitung der angezeigten Attribute auch direkt in der Tabellenzeile. Dazu muss lediglich in die betreffende Spalte geklickt werden.

Bild hinzufügen Android

Drücken Sie einfach auf den Platzhalter oder auf das Kamera-Icon, welche beide sichtbar sind, wenn die detaillierte Ansicht eines Zählers gewählt ist. Nach dem Klick wird die Kamera-App Ihres Gerätes geöffnet. Machen Sie wie gewohnt ein Bild und speichern Sie es. Das Bild wird automatisch in den Zähler integriert und sollte nun sichtbar sein.

Bild hinzufügen Web

In der detaillierten Ansicht befinden sich auf der rechten Seite zwei Funktionen, "Bild aufnehmen" und "Bild hinzufügen".
Die Funktion Bild aufnehmen lädt über den Browser die an das System angeschlossene Kamera und gestattet so ein Bild direkt aufzunehmen. Dies ist gedacht für den mobilen Einsatz mit einer angebundenen Web-Cam.
Mit Bild hinzufügen kann ein bestehendes Bild auf dem System hochgeladen werden. Die Funktion öffnet den Datei-öffnen-Dialog des Systems und gestattet so das Bild zu wählen. Nach dem Hochladen steht das Bild sofort zur Verfügung. Dies ist gedacht um ein Bild von der Digital-Kamera oder einer anderen Quelle in das Protokoll zu integrieren.

Löschen

Jede Zeile besitzt die Funktion Löschen, diese wir in der Web-App mit einer Mülltonne und in der Android-App mit einem roten Kreuz gekennzeichnet. Die Funktion löscht die entsprechende Zeile und damit den Zähler.

Separate Zählermeldung

Die separate Zählermeldung stellt alle Zählerstände in einem getrennten Dokument zusammen und fügt dieses als Anhang in das resultierende Dokument ein.
Zur Aktivierung der separaten Zählerstandsmeldung muss lediglich der Hacken im oberen Bereich der Maske gewählt werden. Bitte beachten Sie, dass die separate Zählermeldung einen weiteren Eintrag im Menü Unterschriften erzeugt. Auch wenn Sie nicht die elektronische Unterschrift verwenden, sollten Sie dennoch prüfen, ob Name, Ort und Datum richtig gesetzt sind. Alle übrigen Daten werden aus dem Protokoll entnommen und müssen nicht zusätzlich eingegeben werden.

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Räume

In dieser Maske werden alle Räume und und Flächen, wie etwa Balkon, definiert, die abgenommen werden. Räume können Ausstattungen enthalten oder nicht. Sind keine Ausstattungen vorhanden, wird der Zustand des Elementes direkt angegeben. Räume die Ausstattungen beinhalten, definieren ihren Zustand über die enthalten Ausstattungen und Einrichtungen, im folgendem kurz Gegenstände genannt.
Räume und deren Gegenstände können auf zwei Arten ausgewertet werden. Zum Einen werden alle Räume und Gegenstände gelistet, ungeachtet ob sie Mängel aufweisen oder nicht. Dies ist die Standard-Auswertung für den Einzug, da hier von einer Bestandsaufnahme ausgegangen wird. Bei einem Auszug wird davon ausgegangen, dass das Inventar bekannt ist, somit werden nur Gegenstände und Räume gelistet, die Mängel aufweisen oder deren Zustand nicht gut ist. In der Übersicht kann die Anzeigevariante ungeachtet von Einzug und Auszug geändert werden.
In der Web-App werden die enthaltenen Räume in die Navigation aufgenommen, sobald der Menüpunkt "Räume" gewählt ist. So kann schnell durch die einzelnen Räume navigiert werden.

Standard

In einem neuen Protokoll sind 13 Räume definiert, wie sie häufig vorkommen. Darunter befinden sich ebenfalls Varianten, die zwar so gut wie nie zusammen vorkommen, aber auch mit einem Klick gelöscht sind.

Anlegen

Angelegt werden neue Räume über die Funktion "Neu". In der Web-App befindet sich diese Funktion im Tabellenkopf rechts, in der Android-App wird die Funktion der Aktionsleiste hinzugefügt, sobald dieser Menüpunkt aufgerufen wurde. Das neue Element wird an das Ende der Tabelle angefügt und Sie können die anderen Räume in der detaillierten Ansicht bearbeiten. Neue Räume besitzen keine Gegenstände, diese können manuell mit einem Klick hinzugefügt werden.

Gegenstandsset hinzufügen

Ein Gegenstandsset beinhaltet eine Reihe von Gegenständen, die typischerweise in der Art von Raum enthalten sind. Wird die Art gewechselt oder neu gesetzt, werden immer alle vorhandenen Gegenstände zuvor gelöscht. Daher sollten das Gegenstandsset nicht auf konfigurierte Räume angewandt werden.
In der Web-App kann ein Gegenstandsset für einen Raum gewählt werden, indem der Pfeil ganz links in der betreffenden Zeile geklickt wird. In der Android-App befindet sich auf der rechten Seite jeder Zeile ein Bleistift-Symbol.
Definiert sind die Arten:

• Keine: Es werden keine Gegenstände hinzugefügt oder die bestehenden gelöscht
• Zimmer: Ein leeres Zimmer, also nur Wände, Decke, ...
• Flur: Zimmer-Gegenstände und Gegenstände des Flurs
• Küche: Zimmer-Gegenstände und Gegenstände der Küche
• Badezimmer: Zimmer-Gegenstände und Gegenstände eines vollständigen Badezimmers
• WC: Zimmer-Gegenstände und Gegenstände eines separaten WC

Raum ohne Gegenstände Bearbeiten

Räume ohne Gegenstände geben ihren Zustand insgesamt an. Dazu können Sie allgemein zwischen den Werten "Gut", "Gebraucht" und "Mangelhaft" unterschieden. In der Mangelbeschreibung sind die Mängel oder auch andere Bemerkungen textuell aufzunehmen.
In der Web-App werden Räume ohne Gegenstände direkt in der Liste der Räume bearbeitet. Die einzelnen Spalten sind klickbar und erlauben somit die Änderung der Werte.
In der Android-App kann der betreffende Raum geklickt werden, dadurch öffnet sich eine Bearbeitungsansicht, die alle Änderungen gestattet. Innerhalb dieser Bearbeitungsansicht wird die Funktion "Zurück zu Räumen" der Aktionsleiste hinzugefügt.

Raum mit Gegenständen Bearbeiten

Räume, die Gegenstände beinhalten, können nur einen anderen Namen erhalten, ansonsten muss dieser Raum über die Gegenstände bearbeitet werden.
In der Web-App haben Räume mit Gegenständen in den Attributspalten nur eine Referenz, die zur Liste der Gegenstände führt. Eine direkte Bearbeitung der Raumwerte ist nicht gestattet.
In der Android-App kann der betreffende Raum geklickt werden, dadurch öffnet sich eine Bearbeitungsansicht, die die Liste der Gegenstände beinhaltet. Innerhalb dieser Bearbeitungsansicht wird die Funktion "Zurück zu Räumen" der Aktionsleiste hinzugefügt.

Gegenstand bearbeiten

Jeder Gegenstand ist in der Liste der Gegenstände eines Raumes aufgeführt. Durch Klick auf das Pfeil-Symbol links in der Web-App oder durch Klick auf die Zeile in der Android-App, wird die Bearbeitungsansicht des Gegenstandes geöffnet. Wie in Räumen ohne Gegenstände, können Sie hier ebenfalls den Zustand in den Kategorien "Gut", "Gebraucht" und "Mangelhaft" unterscheiden. Auch hier ist ein Feld zur Aufnahme von Bemerkungen und Mängel vorhanden. Zudem kann ein Bild zu jedem Gegenstand hinzugefügt werden.

Bild hinzufügen Android

Drücken Sie einfach auf den Platzhalter oder auf das Kamera-Icon, welche beide sichtbar sind, wenn die detaillierte Ansicht eines Gegenstandes gewählt ist. Nach dem Klick wird die Kamera-App Ihres Gerätes geöffnet. Machen Sie wie gewohnt ein Bild und speichern Sie es. Das Bild wird automatisch in den Gegenstand integriert und sollte nun sichtbar sein.

Bild hinzufügen Web

In der detaillierten Ansicht befinden sich auf der rechten Seite zwei Funktionen, "Bild aufnehmen" und "Bild hinzufügen".
Die Funktion Bild aufnehmen lädt über den Browser die an das System angeschlossene Kamera und gestattet so ein Bild direkt aufzunehmen. Dies ist gedacht für den mobilen Einsatz mit einer angebundenen Web-Cam.
Mit Bild hinzufügen kann ein bestehendes Bild auf dem System hochgeladen werden. Die Funktion öffnet den Datei-öffnen-Dialog des Systems und gestattet so das Bild zu wählen. Nach dem Hochladen steht das Bild sofort zur Verfügung. Dies ist gedacht um Bild von einer Digital-Kamera oder einer anderen Quelle in das Protokoll zu integrieren.

Löschen

Jede Zeile besitzt die Funktion Löschen, diese wird in der Web-App mit einer Mülltonne und in der Android-App mit einem roten Kreuz gekennzeichnet. Die Funktion löscht die entsprechende Zeile und damit den Raum oder den Gegenstand. Vorsicht, wird ein Raum gelöscht, werden ebenfalls alle enthaltene Gegenstände entfernt.

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Schlüssel

Diese Maske erfasst die Schlüssel. Jeder Schlüssel wird mit einem Namen, einer Schlüsselnummer und der Anzahl dargestellt.

Standard

In einem neuen Protokoll sind fünf Standard-Schlüssel eingefügt. Die Schlüssel haben den Namen Hausschlüssel, Wohnungsschlüssel, Briefkastenschlüssel, Garagenschlüssel und Kellerschlüssel.

Anlegen

Angelegt werden neue Schlüssel über die Funktion "Neu". In der Web-App befindet sich diese Funktion im Tabellenkopf rechts, in der Android-App wird die Funktion der Aktionsleiste hinzugefügt, sobald dieser Menüpunkt aufgerufen wurde. Das neue Element wird an das Ende der Tabelle gefügt, und Sie können die vorherigen Zähler in der detaillierten Ansicht bearbeiten.

Bearbeiten

Jede Zeile in der Tabelle stellt einen Schlüssel dar. Alle Attribute sind in der Tabellenform änderbar.

Löschen

Jede Zeile besitzt die Funktion Löschen, diese wird in der Web-App mit einer Mülltonne und in der Android-App mit einem roten Kreuz gekennzeichnet. Die Funktion löscht die entsprechende Zeile und damit den Schlüssel.

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Sondervereinbarungen

In dieser Maske können Sondervereinbarungen festgehalten werden. Weiterhin ist der Gesamtzustand des Objektes zu bewerten, wenn es sich um einen Auszug handelt.

Gesamtzustand des Objektes

Es wird zwischen zwei Möglichkeiten unterschieden: Ist das Objekt in Ordnung wird dies textuell in das resultierende Dokument aufgenommen. Sind Mängel vorhanden, wird dies ebenfalls textuell festgehalten und es wird eine Frist in Werktagen festgelegt, die zur Behebung eingeräumt wird.

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Unterschriften

In dieser Maske werden die Unterschriften endgültig konfiguriert. Der Inhalt dieser Maske wird durch die Eingaben in Vermieter und Mieter bestimmt. Jeder Unterschriftenberechtigter erhält einen Eintrag. Weiterhin werden auch die Unterschriften der Meldebescheinigung und der Zählerstand-Meldung hier angezeigt und bearbeitet.

Unterschriften Eintrag

Jeder Unterschriften Eintrag besteht aus dem Namen, dem Ort und dem Datum. Optional kann die elektronische Unterschrift hinzugefügt werden. Der Name darf nicht geändert werden. Dieser wird durch das Rubrum bestimmt und muss dort richtig angegeben werden. Ort und Datum sind mit den Werten Objekt-Adresse und Besichtigungsdatum vorbelegt und sind bei Abweichung anzupassen.

Elektronische Unterschrift

Die elektronische Unterschrift wird über ein Touch-Bedienelement eingegeben. In der Web-App muss in der Unterschriftenzeile das Pfeil-Symbol links geklickt werden. In der Android-App wird auf den Platzhalter gedrückt.

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Übersicht

In der Übersicht kann das Ergebnis der Eingaben betrachtet werden. Die Darstellung ist identisch mit dem späteren Dokument. Im oberen Bereich kann der Anzeigemodus der Gegenstände umgestellt werden. Bei einem Einzug werden standardmäßig alle Gegenstände gelistet und beim Auszug nur diejenigen, die auch Mängel aufweisen. Soll dies geändert werden, kann dies auf dieser Maske getätigt werden.

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Zusatz-Dokumente

Zusatz-Dokumente sind Dokumente, die Ereignisse und Vorfälle beschreiben, die häufig während der Bearbeitung eines Protokolls auftreten. Im Moment werden die Ereignisse Zählerstand-Meldung und Meldebescheinigung vom Übergabeprotokoll unterstützt. Beide Ereignisse treffen häufig in Zeitpunkt und den benötigten Informationen mit einem Übergabeprotokoll zusammen.
Die Dokumente werden zwar als Anhang mit in das resultierende Dokument aufgenommen, sind jedoch in ihrer Eigenschaft selbstständig und beinhalten alle notwendigen Informationen. Diese Dokumente erfordern daher eine eigene Unterschrift.

Meldebescheinigung

Die Meldebescheinigung oder genauer gesagt die Wohnungsgeberbestätigung nach §19 Bundesmeldegesetz, kann ebenfalls als separates Dokument während der Aufnahme des Protokolls gleich mit erledigt werden. Die Meldebescheinigung kann in der Web-App im Funktionsmenü oder in der Android-App in der Aktionsleiste aufgerufen werden.

Grunddaten

Der Karteireiter "Grunddaten" enthält die Objekt-Adresse, ob es sich um einen Ein- oder Auszug handelt und an welchem Datum dieser stattfindet. Diese Elemente werden bereits aus dem Protokoll ausgelesen. Jedoch ist beim Datum darauf zu achten, dass das Besichtigungsdatum des Protokolls eingetragen wird, dieses jedoch häufig nicht mit dem Ein- oder Auszugsdatum übereinstimmt.
Zudem können hier drei Varianten aktiviert oder deaktiviert werden:
Wohnungsgeber ist Eigentümer der Wohnung: Ist die Option deaktiviert, muss der Eigentümer im Karteireiter "Wohnungsgeber" eingetragen werden. Ist der Vermieter selbst der Eigentümer, entfällt diese Eingabe.
Wohnungsgeberbestätigung erfolgt als Eigenerklärung: Diese Option wird gewählt, wenn der Eigentümer selbst in das Objekt ein- oder auszieht.
Wohnungsgeber wird Vertreten durch beauftragte Person: Nur wenn diese Option aktiviert ist, kann ein Vertreter bestimmt werden. Dieser Vertreter ist im gleichnamigen Karteireiter zu definieren.

Wohnungsgeber

Dieser Karteireiter bestimmt den Wohnungsgeber mit dessen Namen und Adresse. Zudem kann hier ein oder mehrere Eigentümer der Wohnung angegeben werden, sollte der Wohnungsgeber nicht selbst der Eigentümer sein.
Auch die Eigentümer werden mit Namen und Adresse vermerkt. Über die Funktion "zusätzlicher Eigentümer" kann ein weiterer Eigentümer hinzugefügt werden. Dabei werden die Daten des ersten Eigentümers gesichert und in eine Liste unterhalb geschrieben. Die vorherigen Eingaben sind nun wieder leer und können einen weiteren Eigentümer aufnehmen. Dieses Verfahren lässt sich beliebig wiederholen.

Mieter

Dieser Karteireiter bestimmt die Personen, die in die Wohnung ein- oder ausziehen. Hier müssen alle Personen mit Vor- und Nachnamen aufgelistet werden.
Über die Funktion "zusätzlicher Mieter" kann ein weiterer Mieter hinzugefügt werden. Dabei werden die Daten des ersten Mieters gesichert und in eine Liste unterhalb geschrieben. Die vorherigen Eingaben sind nun wieder leer und können einen weiteren Mieter aufnehmen. Dieses Verfahren lässt sich beliebig wiederholen.

Vertreter

Dieser Karteireiter bestimmt die Personen, die den Wohnungsgeber in dieser Sache vertritt. Dieser Karteireiter ist nur verfügbar, wenn in "Grunddaten" die Option Wohnungsgeber wird Vertreten durch beauftragte Person aktiviert ist. Die beauftragte Person wird mit Namen, Vornamen und Adresse vermerkt.
Über die Funktion "zusätzlicher Unterschriftenberechtigter" kann ein weiterer Vertreter hinzugefügt werden. Dabei werden die Daten des ersten Vertreters gesichert und in eine Liste unterhalb geschrieben. Die vorherigen Eingaben sind nun wieder leer und können einen weiteren Vertreter aufnehmen. Dieses Verfahren lässt sich beliebig wiederholen.

Unterschriften

Dieser Karteireiter stellt die Unterschriftsfelder des Wohnungsgebers oder dessen Vertreter dar. Dabei sind das Datum und der Ort einzutragen, ungeachtet ob die Unterschrift elektronisch oder später handschriftlich gesetzt wird. Sie können diese Unterschrift auch über das Protokoll im Menüpunkt "Unterschriften" leisten, dort werden alle Unterschriften gemeinsam angezeigt und können bearbeitet werden.
Die Funktionsweise der Unterschriftenfelder ist im Menüpunkt "Unterschriften" beschrieben.

Übersicht

Die Übersicht zeigt das fertige Dokument an. Hier kann zudem die Meldebescheinigung wieder deaktiviert werden, wenn sie versehentlich aktiviert wurde.

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separate Zählerstand-Meldung

Die separate Zählerstand-Meldung dient zur Vorlage beim Versorger oder zur Abrechnung der Betriebskosten. Dabei ist die separate Zählerstand-Meldung ein eigenes Dokument, welches ebenfalls die Objekt-Adresse, den Vermieter und Mieter sowie alle Zählerstände beinhaltet.
Das Dokument kann im Menüpunkt "Zähler" angefordert werden. Für das Dokument selbst sind keine weiteren Eingaben notwendig, da diese aus dem Protokoll entnommen werden. Einzig muss eine gesonderte Unterschrift im Menüpunkt "Unterschriften" geleistet werden.

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Vertragspartner

Vertragspartner sind alle natürlichen oder juristischen Personen, die in einem Vertrag vorkommen, bei einem Mietvertrag oder einem Übergabeprotokoll sind dies der Vermieter und der Mieter. Die Masken der beiden Vertragspartner sind in ihrem Aufbau identisch. Jeder Vertragspartner wird in bis zu vier Karteireiter definiert. Diese sind der Haupteintrag (Mieter/Vermieter), die Mitglieder, der Karteireiter "vertreten durch" und die Übersicht.
Im Normalfall ist der Karteireiter Mieter/Vermieter ausreichend. Die übrigen Karteireiter dienen der korrekten Abbildung der verschiedenen Varianten von juristischen Personen oder ganzen Personengruppen.

Haupteintrag (Mieter/Vermieter)

Diese Maske dient der Aufnahme des Mieters oder Vermieters. Die notwendigen Angaben umfassen den vollständigen Namen und die Adresse des Mieters oder Vermieters.

Eine Besonderheit ist die Auswahl von "Anrede/Typ". Diese Auswahl steuert den Inhalt der übrigen Masken. So ist beispielsweise der Karteireiter "Mitglieder" nur aktiv, wenn diese Auswahl auf "Personengruppen" gestellt wird. Zudem ändern sich die angebotenen Funktionen im Karteireiter "vertreten durch" mit der Wahl der Option von "Anrede/Typ".
Die Optionen "Firmen" und "Personengruppen" erzeugen nach ihrer Anwahl eine zusätzliche Auswahl direkt unterhalb der Auswahl "Anrede/Typ". Diese neue Auswahl dient der Untergruppierung der beiden Hauptgruppen. Zudem besteht bei diesen Hauptgruppen der Name nur aus einem einzigen Feld.

Eine weitere Sondervariante ist die Anlage eines/einer Ehepaares/eingetragenen Lebensgemeinschaft. Hier müssen die Eheleute nicht unter Mitglieder angelegt werden, solange sie die gleiche Adresse haben. Wird der Schalter auf Personengruppen und die Unterkategorie auf Eheleute gesetzt, erscheinen drei weitere Bereiche auf dieser Maske.
Die zwei neuen Zeilen gestatten es zwei Personen mit Geschlecht, Vor- und Nachname anzulegen. Die Adresse wird unterhalb angegeben. Diese Variante kann jedoch nur verwendet werden, wenn die Partner die gleiche Adresse besitzen. Ist dies nicht der Fall, kann der Schalter "Unterschiedliche Adressen" aktiviert werden. Durch die Aktivierung werden die Zeilen "Erste und zweite Person" auf dieser Maske wieder ausgeblendet und der Karteireiter "Mitglieder" wird wieder aktiviert. So können die Partner vollständig unter Mitglieder definiert werden.

Mitglieder

Dieser Karteireiter dient zur genauen Definition der Mitglieder einer Gruppe. Es ist im Allgemeinen nicht ausreichend eine Personengruppe mit einem Namen anzusprechen. Die Erben des verstorbenen X oder die Eigentümer von Musterweg 5 Musterstadt. Als Merksatz gilt: Auf die Einzelauflistung der Mitglieder kann verzichtet werden, wenn die Gruppe selbst über eine eigene Rechtspersönlichkeit verfügt. Keine der Personengruppen verfügt über eine eigene Rechtspersönlichkeit. Einzig die GbR, die eine Gruppe gegründet hat, genügt dieser Definition! Für alle anderen Gruppen gilt, die Nennung jedes Mitgliedes ist Pflicht.

Alle Mitglieder im Anhang auflisten: (nur smart-MVS) Diese Funktion kann bei vielen Mitgliedern verwendet werden. Im Rubrum wird dann lediglich eine Referenz auf den Anhang eingefügt, und die Auflistung aller Mitglieder mit deren Adressen befindet sich als Anhang am Ende dieses Vertrages. Um die vollständige Liste im Vorfeld zu prüfen, kann die Vertragsvorschau verwendet werden.

Vertreten durch

In diesem Karteireiter werden Unterschriftenberechtigte definiert. Dies ist in erster Linie für Firmen, deren gesetzlicher Vertreter angegeben werden muss. Beispielsweise der Geschäftsführer, wenn der Vermieter eine GmbH ist. Jedoch ebenso für den Fall, dass die Personengruppe der Eigentümer durch den Immobilienverwalter vertreten ist oder ein Hausverwalter den Vermieter vertritt.

Wichtig ist, dass jeder, der den Vertrag/das Protokoll unterzeichnet, der nicht der Vermieter/Mieter selbst ist, hier mit seiner Funktion (Vertretungsrecht) aufgeführt wird.

Vertreter/Mitglied ist selbst eine juristische Person

Ist der gesetzliche Vertreter oder eines der Mitglieder einer Gruppe selbst wieder eine juristische Person, dann kann der Schalter "Gesellschafter/Mitglied ist eine juristische Person" aktiviert werden. Daraufhin erscheinen weitere Eingabefelder, die die Informationen der juristischen Person aufnehmen (Lila unterlegt). Die Eingabefelder mit weißem Hintergrund dienen der Angabe des gesetzlichen Vertreters der juristischen Person. Die mehrfache Vertretung einer juristischen Person wird vom System nicht unterstützt und muss über die Freitext-Eingabe definiert werden.
Auch bei der juristischen Person ist deren Funktion (Vertretungsrecht) zu bestimmen und das Gleiche für deren gesetzlichen Vertreter. Als Beispiel: Vermieter ist eine OHG, einer der Gesellschafter ist eine GmbH. So wird die OHG als Vermieter definiert. Im Karteireiter "vertreten durch" wird die GmbH angelegt, indem der Schalter "Gesellschafter ist eine juristische Person" aktiviert wird. Als Funktion wird "Gesellschafter" ausgewählt und die Daten der GmbH in die lila Felder eingetragen. In den weißen Feldern wird der Geschäftsführer der GmbH als Unterschriftenberechtigter definiert. Auch hier ist als Funktion "Geschäftsführer" auszuwählen.

Übersicht (Freitext Eingabe)

Dieser Karteireiter sollte zum Abschluss von Änderungen an den vorderen Karteireitern geprüft werden. In diesem Karteireiter werden die verarbeiteten Eingaben dargestellt. Es wird sowohl das Rubrum, als auch die Unterschriftenzeile dargestellt. Es ist darauf zu achten, dass aus dem Rubrum klar hervorgeht, wer den Vertrag unterzeichnet und wieso er dazu berechtigt ist. In der Unterschriftenzeile müssen alle Namen erscheinen, die den Vertrag unterschreiben.

Freitext Eingabe

Sollten die Angaben, die das System generiert hat, nicht exakt zutreffen, können Sie an dieser Stelle selbst Hand anlegen und die notwendigen Korrekturen vornehmen.

Es gibt jeweils ein Eingabefeld für die Unterschriftenzeile und das Rubrum. Der generierte Text steht bereits als Vorschlag in den betreffenden Feldern. So können kleine Anpassungen schnell und einfach erfolgen.
Achtung: Bei der Unterschriftenzeile muss jeder Unterschriftberechtigter mit einem Komma vom nächsten getrennt werden, ansonsten wird kein Unterschriftenfeld generiert.
Der Gesamttext kann mit den folgenden drei Funktionen bearbeitet werden:

Speichern

Diese Funktion speichert die aktuellen Inhalte der beiden Felder ab. Künftig wird zur Anzeige des Rubrums und der Unterschriftenzeile nicht mehr der generierte Text, sondern der eingegebene verwendet.

Löschen

Die Änderungen werden gelöscht, von nun an wird wieder der Text, den das System generiert, verwendet. Die früheren Eingaben sind verloren.

Eingaben zurücksetzen

Diese Funktion setzt den generierten Text in die Eingabefelder ein, ohne den früheren Inhalt zu löschen. So kann die Änderung von vorne begonnen werden. Verlässt man jedoch ohne zu speichern die Maske wieder, wird der frühere Inhalt wieder hergestellt.

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Entwürfe begonnener Protokolle

Als Entwürfe werden Protokolle bezeichnet, die bereits mit Informationen angereichert wurden, jedoch nicht bis zum Ende bearbeitet sind. Ein Protokoll kann zu einem beliebigen Zeitpunkt gespeichert oder exportiert werden. Immer wenn dies geschieht, wird aus dem Protokoll ein Entwurf. Wird ein Entwurf geladen oder importiert, wird der Entwurf zum aktuellen Protokoll und ist im folgenden kein Entwurf mehr. Dies bedeutet im Rückschluss, ist ein Entwurf bereits geladen, kann er nicht noch einmal geladen werden.

Speichern und Exportieren, Laden und Importieren

Alle Android-Geräte können zwischen den beiden Varianten wählen, in der Web-App gibt es nur das Exportieren. Dies hängt damit zusammen, wo die Protokollentwürfe abgelegt werden. Wird die Funktion Speichern verwendet, dann wird der Protokollentwurf auf dem jeweiligen Gerät gespeichert. Folglich kann dieser Entwurf auch nur auf dem gleichen Gerät wieder geladen werden. Durch das Exportieren eines Protokolls wird der Entwurf auf dem Benutzer-Account abgelegt, für diese Funktion ist eine MietvertragPlus Lizenz notwendig. Von dem Benutzer-Account kann jedes berechtigte Gerät den Entwurf importieren. Ein Gerät ist berechtigt, wenn der gleiche Benutzer-Account auch auf dem anderen Gerät verwendet wird. Die Web-App verfügt über keinen eigenen Speicher, somit werden alle Informationen auf dem Benutzer-Account abgelegt oder von dort importiert. Der Transfer zu einem anderen Gerät unterliegt jedoch auch in der Web-App der MietvertragPlus Lizenz.

Im Folgenden wird von Speichern und Laden gesprochen, wenn die Sicherung nur auf dem jeweiligen Gerät stattfindet und von Exportieren und Importieren, wenn die Ablage auf dem Benutzer-Account gemeint ist. Für die Web-App sind die Begriffe äquivalent.

Die Maske der Entwürfe besteht aus einer großen Liste, dort wird je in einer Zeile ein Entwurf dargestellt. Als Merkmal wird das Speicherdatum, die Objekt-Lage und der Mieter für jeden Entwurf dargestellt. Somit ist es sinnvoll vor dem Speichern/Exportieren die Objekt-Adresse und den Mieter anzugeben, um den Entwurf einfach wieder finden zu können.

In der Android-App kann zwischen zwei Listen umgeschaltet werden, "Entwürfe auf diesem Gerät" und "Entwürfe auf dem Account". Die erste Variante zeigt alle gespeicherten Einträge an, also alle Entwürfe, die direkt auf dem jeweiligen Gerät abgelegt sind. Die zweite Variante greift auf den Benutzer-Account zu und listet alle exportierten Protokolle.

Funktionen einer Zeile

Laden/Importieren

In der Web-App wird ein Entwurf geladen/importiert, indem auf die Objekt-Lage des betreffenden Entwurfs geklickt wird.

In der Android-App wird ein Entwurf geladen/importiert, indem die zugehörige Funktion am rechten Rand gewählt wird.

Exportieren

Durch einen Klick auf den Text werden detaillierte Informationen und weitere Funktionen eingeblendet. Hierzu gehört die Funktion des Exportierens, damit wird der Entwurf vom lokalen Geräte-Speicher auf den Benutzer-Account abgelegt und steht damit allen Geräten zur Verfügung.

Löschen

Zum Löschen steht eine gleichnamige Funktion pro Zeile zur Verfügung. Vorsicht, wenn ein exportierter Entwurf gelöscht wird, wird er von allen Geräte gelöscht.

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Fertige Protokolle

Die Liste der abgeschlossenen Protokolle beinhaltet die Protokolle als PDF-Dokumente. Durch die Umwandlung in PDF-Dokumente ist die nachträgliche Bearbeitung ausgeschlossen. Zur weiteren Sicherung wurde bei der Generierung eine Prüfsumme gebildet und abgespeichert. Diese Prüfsumme garantiert die Integrität des Dokumentes oder zeigt die Fälschung auf. Die ermittelte Prüfsumme wird selbstverständlich auf den Servern der DigitalCenter GmbH gesichert und geschützt.

Die Liste der fertigen Protokolle bietet zu jedem Protokoll die folgenden Eigenschaften an: Erstellungsdatum, Protokollnummer, Objekt-Lage und Mieter.

Durch einen Klick auf die Objekt-Lage kann das betreffende Dokument angezeigt werden. Hier unterscheidet sich die Web-App von der Android-App.

In der Web-App wird das Dokument an den Browser übergeben, ist dort ein Plug-In zur Anzeige von PDF-Dokumenten verfügbar, wird das Dokument direkt angezeigt und kann von dort gespeichert oder gedruckt werden. Fehlt das Plug-In, wird das Dokument als Datei ausgeliefert. Die weitere Bearbeitung kann durch einen beliebigen PDF-Viewer erfolgen.

In der Android-App wird das Dokument im integrierten PDF-Viewer dargestellt. Gleichzeitig wird auch das Dokument als Datei auf dem Gerät abgelegt. Die Datei befindet sich unter "/smvs/". Mittels der Datei können alle beliebigen anderen Apps für PDF-Dokumente verwendet werden. Aber Vorsicht, einige Programme könnten die Prüfsumme des Protokolle verändern!

Die verschiedenen Listen in der Android-App

Die Android-App unterscheidet zwei Listen, "Abgeschlossene Protokolle dieses Gerätes" und "Alle abgeschlossenen Protokolle". Die erste Funktion zeigt die Protokolle an, die dieses Gerät kennt. Dabei müssen die zugehörigen PDF-Dokumente nicht zwingend ebenfalls auf dem Gerät gespeichert sein. Fehlt ein PDF-Dokument, kann es erneut aus dem Benutzer-Account heruntergeladen werden. Die jeweilige Zeile/der jeweilige Vertrag zeigt dann die Funktion "Herunterladen" an.

In der Liste "Alle abgeschlossenen Protokolle" befinden sich alle Protokolle, die über den Benutzer-Account abgeschlossen wurden. Dokumente, die auf dem Gerät befindlich sind, besitzen keine Funktion zum Herunterladen.

Löschen

In der Android-App gibt es kein Löschen, soll ein Protokoll aus der lokalen Liste der abgeschlossenen Protokolle verschwinden, muss lediglich die Datei aus dem Ordner "/smvs" entfernt werden. Die dort enthaltenen Dateien werden stetig mit der lokalen Datenbank verglichen. Besitzt der Benutzer keine MietvertragPlus Lizenz, ist das Dokument damit aus der App entfernt. Für den Verbleib und die Archivierung muss selbst gesorgt werden. Das Löschen eines Eintrages vom Server wird ausgeschlossen, dieser muss für die Prüfsumme erhalten bleiben, es erfolgt jedoch keine Anzeige dieses Eintrages mehr.

Die Web-App besitzt die Möglichkeit eine Datei vom Server zu löschen, damit wird jedoch nur das Dokument aus dem Archiv-Speicher entfernt und die Anzeige dieses Elementes wird unterdrückt. Alle notwendigen Informationen wie Größe, Prüfsumme oder Erstellungsdatum bleiben selbstverständlich unberührt.

Neuauflage

Die Neuauflage kann einen abgeschlossenen Protokoll als Grundlage für einen neuen verwenden. Zu diesem Zweck werden die Rohinformationen des jeweiligen Protokolls auf dem Server der Digital Center GmbH abgelegt. Durch die Wahl der Neuauflage wird ein neues Protokoll auf Basis des jeweiligen abgeschlossenen Protokolls erstellt.
Die Neuauflage ist nur in Verbindung mit einer MietvertragPlus Lizenz möglich. Protokolle die länger als vier Wochen vor dem Lizenzkauf des MietvertragPlus abgeschlossen wurden, können eventuell nicht durchgeführt werden, da ohne Lizenz die Aufbewahrungsfrist vier Wochen beträgt.

Neuauflage entfernen dient dem Löschen der Rohdaten eines abgeschlossenen Protokolls auf dem Server der Digital Center GmbH. Nachdem diese Funktion ausgeführt wurde, sind alle Informationen dieses Protokolls restlos vom Server entfernt. Jedoch ist dadurch auch keine weitere Neuauflage mehr möglich.

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Importieren aus ...

Über dieses Modul können Sie Dokumente aus anderen Anwendungen der Digital Center GmbH importieren. Bei dem Import werden alle sinnvollen Informationen aus dem Dokument verwendet um ein neues Protokoll mit ihnen anzureichern. So müssen bekannte Informationen nicht doppelt aufgenommen werden, da die Informationen der verschiedenen Dokumente häufig Bezug aufeinander besitzen.

Das Modul besteht lediglich aus einer Liste, die alle möglichen Quelldokumente auflistet. Es werden nur Quelldokumente aufgenommen, die auch über die notwendigen Rohinformationen verfügen.
Das zugehörige PDF-Dokument kann durch Klick auf die Objekt-Adresse eingesehen werden. Durch die Funktion "Importieren" wird das Quelldokument als Basis eines neuen Protokolls ausgewählt.

Achtung: Damit die Übernahme erfolgen kann, müssen die Rohinformationen des Quelldokumentes vorhanden sein. Die Rohinformationen der Dokumente werden ohne MietvertragPlus Lizenz nur vier Wochen garantiert, danach wird deren mögliche Löschung gestattet.

smart-MVS

Momentan steht nur der Import von Mietverträgen zur Verfügung. Mietverträge die mittels der App smart-MVS erstellt sind, können als einfache Datenquelle für die zugehörigen Übernahme- und Abnahmeprotokolle dienen. Dabei werden Werte wie Objekt-Adresse, Mieter, Vermieter, Schlüssel und Räume übertragen.

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Ihre Daten

Die Maske "Ihre Daten" stellt die Informationen des jeweiligen Benutzer-Accounts dar. Dabei werden zwei Blickwinkel betrachtet. Zum Einen werden die Angaben des Lizenznehmers aufgenommen und zum Zweiten können zudem noch die Protokolldaten angefügt werden.

Für beide Zwecke steht je eine Maske bereit. Sollten die Informationen identisch sein, können auch nur die Angaben zum Lizenznehmer angegeben werden. Damit ist der Karteireiter "Vermieter/Vertreter Angaben" optional zu verstehen.

Achtung: In diesen Masken müssen zwingend alle Änderungen gespeichert werden. Eine Internetverbindung ist erforderlich. Die hier erhobenen Informationen werden direkt zum Server der Digital Center GmbH übermittelt und gespeichert. Die erhobenen Daten unterliegen den Datenschutz-Richtlinien der Digital Center GmbH und können unter der URL geprüft werden.

Der Karteireiter Lizenznehmer

Diese Maske enthält die grundlegenden Informationen zum Lizenznehmer. Dies sind Angaben zur Person oder Firma wie Name und Anschrift. Üben den Schalter "Sie sind:" wird bestimmt wo diese Daten im Protokoll eingetragen werden. Wird Vermieter gewählt, erscheinen die Informationen als Vermieter, ist Vertreter gewählt, werden die Informationen beim Vertreter des Vermieters angefügt.

Sollten die Angaben zum Lizenznehmer von denen abweichen, die im Protokoll verwendet werden oder sollen diese weiter präzisiert werden, steht hierzu der Karteireiter "Vermieter/Vertreter Angaben" zur Verfügung.

Der Karteireiter Vermieter/Vertreter Angaben

Der Karteireiter "Vermieter/Vertreter Angaben" besitzt den gleichen Aufbau wie die Partnermaske des Protokolls. Jedoch variiert die Anzeige der verfügbaren Karteireiter. Sind Sie ein Vermieter, verhält sich die Maske wie gewohnt. Als Vertreter wird jedoch der erste Karteireiter gesperrt. An die Stelle des ersten Karteireiters (Vermieter) tritt in jedem Vertrag der von Ihnen vertretene Kunde und darf aus diesem Grund nicht vorausgefüllt sein. Vertreten Sie tatsächlich stets den gleichen Kunden, dann sollten Sie den Vermieter als Vermieter anlegen und Ihre eigene Firma als deren Vertreter definieren.

Anders als in allen anderen Bereichen der App müssen hier alle Änderungen bewusst durch das drücken von "Speichern" bestätigt werden. Die hier erhobenen Informationen werden direkt zum Server des Digital Centers übermittelt und gespeichert.

Mit der Funktion "Passwort ändern" kann das Passwort zu dem Benutzer-Account geändert werden. Die Änderung der Benutzerkennung/E-Mail-Adresse kann nur über das Digital Center erfolgen.

Mittels der Funktion Benutzer wechseln kann die App auf einen anderen Benutzer-Account umgestellt werden.

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Shop/Lizenz

Die Shop-Anwendung ist der einfache und bequeme Weg eine Benutzer-Account Lizenz vom Digital-Center zu erwerben. Nur mit einer gültigen Lizenz kann die App betrieben werden. Um eine Lizenz aus der Shop-Anwendung erwerben zu können, muss der Google-Account des Gerätes über Zahlungsinformationen verfügen.

Im oberen Bereich werden die aktuellen Lizenz-Informationen dargestellt. Diese bestehen aus dem aktuellen Kontingent (Anzahl möglicher Dokumente) und der zeitlichen Angabe der MietvertragPlus Lizenz. Gefolgt wird dieser Bereich durch einen Informationsbereich, der alle verfügbaren Lizenzen genauer beschreibt.

Die Zuteilung der Lizenz erfolgt sofort nach dem Kauf, es sind keine weiteren Schritte notwendig.

Ab einem Restkontingent von mehr als 100 Dokumenten wird kein weiterer Kauf mehr angeboten.

Ab einer Restlaufzeit der Lizenz von mehr als 75 Tagen wird keine weitere Verlängerung angeboten.

3 Verträge/Protokolle Lizenz

Diese Lizenz ermöglicht das Abschließen von drei Verträgen/Protokollen.

10 Verträge/Protokolle Lizenz

Diese Lizenz ermöglicht das Abschließen von zehn Verträgen/Protokollen.

20 Verträge/Protokolle Lizenz

Diese Lizenz ermöglicht das Abschließen von zwanzig Verträgen/Protokollen.

MietvertragPlus 30

Diese Lizenz bietet die Vorteile des MietvertragPlus für 30 Tage. Das jeweils erste Dokument zum MietvertragPlus ist frei. So erhalten Sie ein freies Dokument, der verfügbar bleibt, bis die 30 Tage abgelaufen sind. Das Freidokument muss innerhalb dieser Frist verwendet werden, ansonsten verfällt es. Das Freidokument wird somit nicht dem Kontingent hinzugefügt.

MietvertragPlus 90

Diese Lizenz bietet die Vorteile des MietvertragPlus für 90 Tage. Diese Lizenz gewährt drei Freidokuemnte, für jede 30 Tage Periode eines. Dies bedeutet, innerhalb der ersten 30 Tage steht ein Freidokument zur Verfügung. Sind die ersten 30 Tage verstrichen, verfällt das Freidokument und an diese Stelle tritt das Freidokument für die zweiten 30 Tage. Somit kann nur ein Freidokument alle 30 Tage verwendet werden.

Lizenz-Modelle

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Beenden

Über Beenden kann die aktuelle Sitzung an der Web-App beendet werden. Diese Funktion sollte stets verwendet werden, wenn die Arbeit am Web-Client für längere Zeit unterbrochen wird. In der Android-App ist dies nur notwendig, wenn ein anderer Benutzer-Account angemeldet werden soll. Ebenfalls sollte diese Funktion verwendet weden, wenn Sie das Gerät aus der Hand geben, damit die enthaltenen Daten geschützt bleiben.

Ist ein Vertrag noch ausgebucht, wird er automatisch abgespeichert und exportiert. So steht der Vertrag jedem anderen Gerät mit gleichem Benutzer-Account wieder zur Verfügung. So wird verhindert, dass Daten verloren gehen oder der Zugang zu einem Vertrag verwehrt bleibt, da er noch ausgebucht ist.

Ein Benutzer-Account wird automatisch nach 30 Minuten Inaktivität beendet.

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