Fertige Protokolle/Verträge

Die Liste der abgeschlossenen Protokolle/Verträge beinhaltet die Protokolle/Verträge als PDF-Dokumente. Durch die Umwandlung in PDF-Dokumente ist die nachträgliche Bearbeitung ausgeschlossen. Zur weiteren Sicherung wurde bei der Generierung eine Prüfsumme gebildet und abgespeichert. Diese Prüfsumme garantiert die Integrität des Dokumentes oder zeigt die Fälschung auf. Die ermittelte Prüfsumme wird selbstverständlich auf den Servern der Digital Center GmbH gesichert und geschützt.

Die Liste der fertigen Protokolle/Verträge bietet zu jedem Protokoll/Vertrag die folgenden Eigenschaften an: Erstellungsdatum, Dokumentnummer, Objekt-Lage, Mieter und Objekt-Nummer. Die Art des Dokumentes wird in der Android-APP durch ein Symbol und in der Web-APP in einer Spalte angezeigt. Weitere Informationen können auf der jeweiligen Detail-Seite eingeholt werden.

Android-App

Die Aktionsleiste enthält die Funktionen Filtern, Sortieren und Löschen. Zudem ist direkt darunter eine schnell Suche platziert. Die Suche ermöglicht die Suche nach Mieter, Wohnungsnummer, Adresse und Vertragsnummer. Zusätzliche Suchmöglichkeiten sind in Filter untergebracht. Mit Sortieren kann die Liste sortiert werden.

Löschen zeigt Ihnen eine Liste, in der Sie jeden Eintrag anwählen können. Zum Schluss können Sie durch Bestätigung mit "Entfernen" alle Einträge gleichzeitig entfernen.

Filtern und Sortieren verwenden immer den gesamten Bestand und daher ist für diese Abfragen eine Internetverbindung notwendig.

Durch einen Klick auf eine Zeile wird ein Auswahl-Dialog geöffnet. Dieser beinhaltet die Funktionen Detail, Anzeigen, als Email und Löschen.

Detail öffnet die Detail-Seite, auf dieser können alle Informationen zu diesem Dokument eingesehen werden.

Anzeige öffnet das PDF-Dokument mit einem von Ihnen gewünschten PDF-Viewer. Ist das Dokument nicht auf dem Gerät, muss es zunächst von Ihrem Account heruntergeladen werden, hierzu ist selbstverständlich eine Internetverbindung notwendig.

Es wird dringend geraten einen externen PDF-Viewer zu verwenden, da der interne PDF-Viewer nicht mehr weiterentwickelt und gewartet wird. In der Regel sind auf den Geräten bereits PDF-Viewer vorinstalliert oder können kostenlos über den Store geladen werden.

als Email ruft Ihren externen Email-Client auf. Diesem wird das Dokument als Anhang, sowie Standardtexte übergeben.

Löschen unterscheidet zwei Varianten. Es kann nur das lokale Abbild auf diesem Gerät gelöscht werden (lokale Kopie) oder Sie löschen das Dokument aus Ihrem Bestand. Wenn Sie das Dokument aus dem Bestand löschen, wird das PDF-Dokument vom Server entfernt und auch der Mietername aus dem Eintrag entfernt. Der Rest, wie etwa die Prüfsumme, bleibt erhalten. Der Eintrag wird Ihnen künftig nicht mehr angezeigt, kann von uns jedoch durch die Meta-Angaben weiterhin verfolgt werden. Der Inhalt steht uns jedoch nicht mehr zur Verfügung.

Web-App

Um das Dokument anzusehen, klicken Sie auf die Spalte "Objekt/Lage". Dies übergibt das Dokument an Ihren Browser. Sollten Sie kein PDF-Viewer installiert haben, wird der Download angeboten. PDF-Viewer können Sie kostenlos für Ihren Browser herunterladen. Ansonsten wird Ihnen das Dokument in Ihrem PDF-Viewer dargestellt. Dort haben Sie im Allgemeinen die Möglichkeit das Dokument zu drucken oder abzuspeichern.

Alle folgende Funktionen finden Sie auch im Hauptmenü in der Kategorie "Funktionen".

In der Web-APP haben Sie alle Informationen zu dem Dokument in der jeweiligen Spalte zusammengetragen. Einige Spalten sind jedoch nicht eingeblendet. Möchten Sie mehr oder andere Informationen sehen, gibt es im rechten oberen Bereich die Funktion "Spalten", hier können Sie beliebig Spalten hinzufügen oder entfernen.

Löschen, diese Funktion löscht das Dokument aus Ihrem Bestand. Dabei wird das PDF-Dokument und der Mietername entfernt. Die übrigen Daten bleiben erhalten, um die Integrität des Dokumentes beweisen zu können. (Es könnten weiterhin Ausdrucke oder gesicherte PDF-Dokumente vorhanden sein).

Quelldatei löschen, diese Funktion wird nicht mehr benötigt und wird im nächsten Release entfernt. Die Funktion diente zum Löschen des Entwurfs, der zu dem Dokument geführt hat. Die Verwaltung dieser Daten ist vollständig an das System übergeben worden. Die Aufbewahrung ist nun auch nicht mehr notwendig, da es keine Neuauflage mehr gibt. Daten werden nun importiert.

Filtern und Sortieren wird hier über die Spaltenüberschriften erreicht. Sortieren können Sie durch einfaches Klicken der Spaltenüberschrift. Ein weiterer Klick dreht die Richtung um. Zum Filtern verbleiben Sie kurz auf der Überschrift, es sollte ein Eingabefeld erscheinen. Hier können Sie das Suchkriterium eingeben. Es ist häufig hilfreich kürzere Eingaben zu verwenden, solange sich nicht zu viele Treffer daraus ergeben. Es ist somit nicht notwendig nach ganzen Wörtern zu suchen. Es können mehrere Filter gleichzeitig verwendet werden.

Die Tabellenspalte Mieter kann im Moment nicht gefiltert werden, da der Name mit einer zusätzlichen Verschlüsselung versehen ist. Wir arbeiten an einer Lösung, die das System nicht zu stark belastet.