Abschluss
Der Abschluss fixiert das Dokument und erstellt alle Zusatzdokumente. Während des Abschlusses werden die Daten des Dokumentes in den Bestand überführt und sind ab diesem Zeitpunkt in smart-Info oder in späteren Importen verfügbar.
Während des Prozesses wird ein PDF-Dokument generiert, welches das Protokoll darstellt. Zudem werden verschiedene Meta-Angaben auf dem Server über das Dokument gesichert. Es werden verschiedene Daten zur Integritätsprüfung festgehalten.
Ablauf
Sobald Sie die Funktion Abschluss gewählt haben, findet eine Prüfung der Eingaben statt. Hier werden Sie auf fehlende Eingaben hingewiesen. Alle fehlenden Felder werden Ihnen in einem Dialog angezeigt. Ohne dass Sie alle Pflichteingaben setzen, dürfen Sie das Dokument nicht abschließen.
Nach bestandener Prüfung wird das Dokument geschützt. Nach dem Schutz werden keine Änderungen am Dokument mehr beachtet, dafür ist es nun möglich die Unterschriften zu bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass das Dokument auch geschützt bleibt, wenn Sie den Vorgang abbrechen. Sie müssen den Schutz immer selbst wieder aufheben. Hierzu befindet sich in der Aktionsleiste die Funktion "Schutz aufheben". Dabei werden alle Unterschriften wieder entfernt und Sie dürfen das Dokument wieder ändern.
Es öffnet sich nun ein Dialog, dieser bietet die Konfiguration der Unterschriften an. Zudem können Sie das Dokument im Anschluss an verschiedene Empfänger per Email senden lassen.
Die Option "Doppelseitiger Druck" ändert nicht Ihre Druckereinstellung, sondern bereitet das Dokument für solch einen Druck vor. Dabei werden Leerseiten eingefügt, so dass ein Dokument niemals auf einer Rückseite beginnt. Auch werden einseitige Dokumente nicht auf ein Blatt gedruckt.