Import-Dialog
Der Import-Dialog dient in erster Linie zum Erstellen von neuen Dokumenten. Dabei wird durch den Import vorhandener Daten auf die Integrität des neuen Dokumentes geachtet. Auch kann ein leeres neues Dokument erstellt werden. Als dritte Option ist ein Verweis auf die Entwürfe enthalten, um ein vorhandenes Dokument zu laden.
Haben Sie bereits ein Dokument begonnen und haben ungespeicherte Änderungen, erscheint im oberen Bereich eine Abfrage, was mit den Daten geschehen soll. Beim Speichern werden die Änderungen auf dem Server gesichert. Sollten Sie Verwerfen wählen, werden die Daten nicht gespeichert sollte es sich um ein neues Dokument handeln. Ist es ein zuvor gespeichertes Dokument, wird dieses Dokument mit den neuen Daten gefüllt. Die aktuellen Daten gehen dabei verloren.
Importieren Sie eine Mieteinheit, indem Sie die mittlere Option "Importieren" im Dialog wählen. Sie sehen nun eine Suchmaske, mit drei Filteroptionen, Wohnungsnummer, Strasse und Hausnummer sowie Postleitzahl und Ort. Suchen Sie Ihre Mieteinheit mittels dieser Werte und wählen Sie es aus. Nun wird eine Maske mit den Importoptionen eingeblendet. Wählen Sie hier aus, wie die Mieteinheit importiert werden soll.
Besonders wichtig ist die erste Option "Kopie erstellen". Verwenden Sie "Gleiches Objekt", wenn Sie zu dieser Mieteinheit ein weiteres Dokument hinzufügen möchten. Hier sind einige Daten nicht änderbar, da sie sich für eine Mieteinheit niemals ändern. Dagegen werden bei "Neues Objekt" die meisten Daten übernommen, es soll jedoch eine neue Mieteinheit entstehen. Hierzu ist es zwingend erforderlich, dass die Adresse nicht identisch bleibt. Die Adresse muss sich mindestens in der Stockwerkslage unterscheiden. In dieser Option sind alle Werte änderbar, da es eine neue Mieteinheit wird. Die importierten Werte dienen nur als Vorlage. Dies ist sehr praktisch, wenn man ähnliche Mieteinheiten erstellen muss.
Sie müssen keine vollständigen Informationen in der Suche angeben. Zum Suchen einer Mieteinheit in Frankfurt reicht bereits die Angaben von "Fra" oder nur "F", je nach Größe Ihres Bestandes. Bitte beachten Sie, dass maximal 100 Treffer ausgegeben werden.
Achten Sie darauf, dass nur die Wohnungsnummer verwendet wird, nicht die Mieternummer.
Ein Dokument kann nur richtig Synchronisiert werden, wenn die Daten zuvor auch importiert wurden. Dies bedeutet, dass ein existierende Mieteinheit immer importiert werden sollte. Daher sollten Sie immer als allererstes die Adresse der Mieteinheit eingeben, das System wird Sie automatisch auf die Existenz hinweisen.
Haben Sie die Mieteinheit nicht vorher in ein Dokument importiert, wird später zwar das Protokoll erstellt, jedoch dessen Inhalt nicht in den Bestand exportiert. Folglich fehlen die Änderungen auch beim nächsten Import und sind nicht in smart-Info verfügbar.
Ein Import überschreibt immer das gesamte Dokument. Deshalb sollten Sie immer zunächst die Daten importieren und erst dann mit Ihren Änderungen beginnen.
Importierte Dokumente können einige Daten nicht mehr ändern. Dazu zählt beispielsweise die Adresse.