Die Aktionsleiste

Die Aktionsleiste ist am oberen Bildschirm angebracht und ändert die angebotenen Funktionen je nach aktuellem Aufenthaltsort. Die Hauptfunktionen sind immer verfügbar, ändern jedoch ihre Position, wenn es zu dieser Maske wichtige andere Funktionen gibt. Beispielsweise wird die Funktion "Neues Dokument" nach hinten verschoben, wenn Sie bei den Zählern sind, da hier die Funktionen "Zähler anlegen" wichtiger ist.

Hauptfunktionen

Neues Protokoll / Neuer Vertrag

Über diese Funktion wird der Daten Import Dialog geöffnet. Bitte entnehmen Sie das weitere Vorgehen aus diesem Abschnitt.

Speichern

Mit dieser Funktion können Sie, zu den automatischen Speichervorgängen, den Prozess selbst starten. In der Regel wird dies nicht notwendig sein, da das System automatisch speichert. Sinnvoll ist es immer, wenn Sie das Dokument auf einem anderen Gerät oder der Web-App verwenden möchten. So ist der aktuelle Zustand direkt nach Abschluss des Speicherns verfügbar und Sie müssen nicht bis zur nächsten automatischen Speicherung warten.

Die Web-App speichert nicht alle 15 Minuten, die Änderungen werden beim Speichern oder dem Beenden der Sitzung wieder in den Entwurf geschrieben. Beachten Sie dies bitte, wenn Sie ein Dokument anschließend auf einem mobilen Gerät verwenden möchten.

Zum Laden eines Entwurfes befindet sich ein Menü-Punkt im Hauptmenü. Dort befindet sich eine Liste aller Entwürfe. Beim Ladevorgang wird das Dokument immer mit dem Abbild auf dem Server abgeglichen und bei Bedarf geladen.

Daten importieren

Auch diese Funktion führt Sie zum Daten Import Dialog. Jedoch werden die Funktionen "Entwurf laden" und "Neues Dokument" nicht angeboten. Sie können direkt mit der Suche der Mieteinheit zum Import beginnen.

Mandant importieren

Durch Mandant importieren können Sie verschiedene Angaben zu Vermieter bequem in ein Dokument laden. Jeder Mandant kann dabei individuell konfiguriert werden, zudem kann auch ein eigenes Logo und ein Header definiert werden.

Durch Aktivierung der Funktion öffnet sich ein kleiner Dialog, der Ihnen alle angelegten Mandanten auflistet. Durch einfache Auswahl, werden die abgelegten Informationen in Vermieter geladen.

Bitte beachten Sie, dass die Mieteinheit dem Mandanten zugeordnet wird. Es wird immer nur der letzte Mandant für die jeweilige Mieteinheit gespeichert.

Um Mandanten verwenden zu können, benötigen Sie mindestens eine "Business-Lizenz", die "Small-Business-Lizenz" enthält diese Funktion nicht.

Meldebescheinigung

Die Meldebescheinigung ist die nun gesetzlich vorgeschriebene Wohnungsgeberbestätigung nach §19 Bundesmeldegesetz. Über diese Funktion kann die Konfiguration dieser Bestätigung aufgerufen werden. Die meisten Daten werden direkt aus dem Protokoll entnommen und müssen somit nur ergänzt werden (weitere Mieter oder Eigentümer der Wohnung). Mehr hierzu im Menüpunkt Meldebescheinigung.

Dokument schützen

Dokument schützen sichert den aktuellen Stand des Dokumentes intern ab. Änderungen werden ab diesem Zeitpunkt nicht mehr beachtet. Im Gegenzug ist es nun gestattet Unterschriften hinzuzufügen.

Die Unterschriften bleiben beim Speichern erhalten, so kann das Dokument durch einen Mitarbeiter bearbeitet und Unterschrieben werden. Zur Kontrolle kann das Dokument durch einen weiteren Mitarbeiter geladen, geprüft und Unterschrieben werden (Entwurf hat den Zustand geschützt).

Schutz aufbrechen

Geschützte Dokumente gestatten keine Änderungen am Inhalt, speichern dafür aber Unterschriften mit ab. Muss eine Änderung am Inhalt vorgenommen werden, kann der Schutz aufgebrochen werden.

Diese Funktion entfernt alle Unterschriften vom Dokument.

Unterschriften

Es wird der Unterschriften-Dialog geöffnet.

Protokoll abschließen

Mittels dieser Funktion wird das Protokoll abgeschlossen, dabei werden alle Informationen in einem PDF-Dokument zusammen geführt. Das resultierende PDF enthält ebenfalls alle Anlagen, wie Meldebescheinigung oder Zählerstand-Meldung. Mehr erfahren Sie unter Abschluss.

Das generierte Protokoll wird auf dem Server gesichert und an die Anwendung übertragen. In der Android-App geschieht die zusätzliche Speicherung auf dem Gerät automatisch im Speicherort "/android/data/de.digital_center.smart_wup/files/Documents". Für die Web-App ist das Dokument aus dem Browser zu speichern, Sie können das Dokument jedoch jeder Zeit wieder bequem vom Server laden dazu verwenden Sie den Menüpunkt "Fertige Dokumente".